إعداد ومراجعة السياسات واللوائح

ماذا نقدم في هذا المجال؟

• مراجعة اللوائح والإجراءات القائمة
• صياغة السياسات وتوضيح المسؤوليات
• تحديث الوثائق بما يتوافق مع احتياجات المنشأة

يحدد نطاق العمل والمستندات المطلوبة بعد دراسة الموضوع والاتفاق على التكليف.

لائحة تنظيم العمل: الإطار الداخلي للعلاقة مع الموظفين

تضع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية نموذجاً موحداً لـلائحة تنظيم العمل، ويلتزم صاحب العمل بإعداد لائحته وفقه، وإعلانها وأي تعديل عليها في مكان ظاهر أو بوسيلة تضمن علم العاملين بها. وتتناول اللائحة ساعات العمل والإجازات والمخالفات والجزاءات وإجراءات التظلم. وقيمة العمل ليست في نسخ النموذج، بل في تكييفه مع نشاط المنشأة وورديات العمل ومواقعه، دون النزول عن الحد الأدنى الذي يقرره النظام.

• مراجعة اللائحة القائمة ومقارنتها بالنموذج الموحد وتعديلات 2025
• إعداد جدول المخالفات والجزاءات بما يناسب نشاط المنشأة
• تنظيم إجراءات التحقيق والتظلم داخل اللائحة
• مواءمة اللائحة مع عقود العمل والممارسة الفعلية

سياسة الخصوصية ونظام حماية البيانات الشخصية PDPL

دخل نظام حماية البيانات الشخصية حيز النفاذ في 14 سبتمبر 2023، ويلزم جهة التحكم باعتماد سياسة خصوصية وإتاحتها لأصحاب البيانات عند جمع بياناتهم. ويشمل ذلك بيانات العملاء في الموقع الإلكتروني والتطبيقات، وبيانات الموظفين والمتقدمين للوظائف. وتنشر الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) أدلة استرشادية لإعداد هذه السياسة، ويمكن الاطلاع على سياسة الخصوصية في موقع المكتب مثالاً تطبيقياً لسياسة موجهة للزوار.

• حصر البيانات التي تجمعها المنشأة وأغراض جمعها
• صياغة سياسة الخصوصية الخارجية وإشعارات الموظفين
• سياسات الاحتفاظ بالبيانات وإتلافها والإفصاح عنها

مدونة قواعد السلوك والسياسات الداخلية

تحدد مدونة قواعد السلوك المعايير المتوقعة من الموظفين والإدارة في تعارض المصالح والهدايا والمعلومات السرية واستخدام أصول المنشأة ووسائل التواصل. وتُكمل المدونة لائحة تنظيم العمل ولا تحل محلها، وحتى يكون لمخالفتها أثر تأديبي ينبغي ربطها بجدول المخالفات والجزاءات في اللائحة المعتمدة. وترتبط هذه السياسات بمنظومة الحوكمة والامتثال في المنشأة.

كيف تُعد السياسات واللوائح وتُحدث؟

يبدأ العمل بجمع اللوائح والسياسات القائمة وفهم هيكل المنشأة وطريقة اتخاذ القرار فيها، ثم تحديد الفجوات بينها وبين الأنظمة السارية. بعدها تُصاغ المسودات بلغة واضحة يفهمها المدير المباشر والموظف، وتُناقش مع الإدارة قبل اعتمادها، ويُقترح جدول لمراجعتها دورياً أو عند صدور تعديل نظامي، كتعديلات نظام العمل النافذة في فبراير 2025. وتتكامل الخدمة مع استشارات الموارد البشرية عند تطبيق السياسات على حالات فعلية.

أسئلة شائعة

هل يجب على المنشأة إعداد لائحة تنظيم العمل؟

يلزم نظام العمل صاحب العمل بإعداد لائحة لتنظيم العمل في منشأته وفق النموذج الموحد الذي تضعه وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وبإعلانها للعاملين في مكان ظاهر أو بوسيلة تضمن علمهم بها. ويُستحسن مراجعة متطلبات الاعتماد الحالية في الخدمات الإلكترونية للوزارة، لأنها تُحدَّث من وقت لآخر.

هل تحتاج المنشأة إلى سياسة خصوصية إذا لم يكن لديها موقع إلكتروني؟

يرتبط الالتزام بجمع البيانات الشخصية ومعالجتها، لا بوجود موقع إلكتروني فقط. فالمنشأة التي تجمع بيانات العملاء أو الموظفين أو المتقدمين للوظائف بأي وسيلة تحتاج إلى سياسة توضح أغراض الجمع وطريقته وحقوق أصحاب البيانات. ويختلف مستوى التفصيل بحسب حجم البيانات وحساسيتها وطبيعة نشاط المنشأة.

متى تُراجع لوائح المنشأة وسياساتها؟

لا توجد مدة واحدة لكل المنشآت، لكن يُستحسن مراجعتها عند صدور تعديل نظامي مؤثر، وعند تغير نشاط المنشأة أو هيكلها، وعند تكرار خلاف يكشف ثغرة في الصياغة. وتحدد بعض المنشآت مراجعة سنوية ثابتة ضمن خطة الامتثال، مع توثيق تاريخ كل نسخة وما تغير فيها.