ابدأ بالاتفاق ومرفقاته
اجمع العقد وأوامر الشراء والعرض المقبول والمواصفات وأي تعديل لاحق. إذا تعددت المستندات، دوّن تاريخ كل مستند وصلته بما قبله، وبيّن إن كان الخلاف متعلقًا بالسعر أو الكمية أو موعد التسليم أو نطاق التوريد.
اربط كل توريد بما يوضح استلامه
رتب محاضر التسليم والاستلام بحسب التاريخ، مع مستندات الشحن وتقارير الفحص والملاحظات إن وجدت. وضّح اسم المستلم وصفته كما تظهر في المستند، وحدد ما إذا كانت هناك كميات مرتجعة أو أعمال تكميلية أو ملاحظات لم تُغلق.
جهز كشفًا حسابيًا واضحًا
أنشئ جدولًا يتضمن رقم الفاتورة وتاريخها وقيمتها والمبلغ المسدد والرصيد. أرفق ما يتوافر من التحويلات ومطابقات الأرصدة والإشعارات الدائنة. افصل أصل المستحقات عن أي طلب إضافي، وحدد مصدر كل رقم بدل الاكتفاء بإجمالي غير مفصل.
احتفظ بالمراسلات في سياقها
اجمع مراسلات طلب السداد والردود والوعود بالدفع وأي اعتراض على التوريد. احتفظ بالنسخ الأصلية المتاحة وسياق المحادثة وتواريخها. قد تكشف المراسلات أن أصل الخلاف في الاستلام أو المواصفات، وليس في عملية الدفع وحدها.
اكتب ملخصًا من صفحة واحدة
اذكر أطراف التعامل، وما تم الاتفاق عليه وتنفيذه، والمبلغ الذي تطلب دراسته، وأبرز نقاط الخلاف والإجراءات السابقة. عند الانتقال إلى القيد القضائي، توضح خدمة صحيفة الدعوى بوزارة العدل أن متطلبات الدعوى تُراجع بحسب تصنيفها مع إدخال البيانات وإرفاق المستندات المطلوبة؛ لذلك لا تُعد هذه القائمة بديلًا عن متطلبات التصنيف المحدد.
مرجع رسمي
وزارة العدل — خدمة صحيفة الدعوىهذا محتوى إرشادي للتحضير والدراسة. تختلف المستندات والإجراءات بحسب الوقائع، ويُحدد الموقف القانوني بعد مراجعة الملف.