كاتب العدل وتوثيق العقود في السعودية: من يوثق، وما الذي يُوثق إلكترونياً عبر ناجز، وما قوة المحرر الموثق؟

ما التوثيق ومن يقوم به في السعودية؟

التوثيق هو إثبات العقود والإقرارات والتصرفات وغيرها في محرر رسمي، بعد التحقق من هوية أطرافها وأهليتهم ورضاهم، من جهة مخولة نظاماً. وينظمه نظام التوثيق الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/164) وتاريخ 19/11/1441هـ، الذي يقع في سبع وخمسين مادة.

ويتولى أعمال التوثيق في المملكة اليوم ثلاث جهات رئيسة:

• كتابات العدل: جهات حكومية تابعة لوزارة العدل، يعمل فيها كتّاب العدل بوصفهم موظفين عموميين.
• الموثقون المرخصون: أشخاص ترخص لهم وزارة العدل بممارسة أعمال التوثيق وفق شروط النظام، ويعملون في حدود ما يشمله الترخيص.
• الخدمات الإلكترونية في ناجز: ومنها خدمات الوكالات والإقرارات، مع كتابة العدل الافتراضية لاستكمال بعض الحالات.

كما ينظم النظام فئة مأذوني عقود النكاح في نطاق اختصاصهم. والمحصلة أن طالب التوثيق يختار القناة المناسبة لنوع المستند وحال أطرافه.

ما الفرق بين كاتب العدل والموثق المرخص؟

كاتب العدل موظف حكومي في كتابة العدل، والموثق شخص مرخص من وزارة العدل يمارس أعمال التوثيق خارج الجهاز الحكومي، وكلاهما يعمل وفق نظام التوثيق ولوائحه. ويشترط النظام في كل منهما مؤهلات محددة واجتياز متطلبات تحددها الوزارة.

والفرق العملي يظهر في نطاق العمل وطريقة الوصول إليه: فاختصاصات كتابة العدل يحددها النظام ولوائحه، أما الموثق فيعمل في حدود ما يشمله ترخيصه. لذلك قبل الاعتماد على موثق خاص تحقق من سريان ترخيصه ومن أن العمل المطلوب داخل نطاقه. وفي كل الأحوال تصدر الوثيقة برقم يمكن التحقق منه، وهو ما يمنحها قيمتها أمام الجهات والمحاكم.

وعند المفاضلة بين القنوات في توثيق عقد أو إقرار، تُراعى عدة اعتبارات: هل الخدمة متاحة إلكترونياً لجميع الأطراف، وهل يحمل أحدهم هوية لا تدعمها الخدمة الإلكترونية، وهل يحتاج المستند إلى حضور أو مستندات أصلية، وهل الوقت عامل مهم في الصفقة. فالقناة الإلكترونية تناسب غالباً الوكالات والإقرارات البسيطة، بينما قد يناسب الموثق المرخص أو كتابة العدل الحالات التي تتطلب تحققاً إضافياً من الأطراف أو المستندات.

ما الذي يمكن توثيقه إلكترونياً عبر ناجز؟

تتيح منصة ناجز طيفاً من خدمات التوثيق الإلكتروني، أبرزها الوكالات والإقرارات. ومن الخدمات المعلنة في صفحات وزارة العدل:

• «طلب تسجيل وكالة»: لإصدار وكالة إلكترونية بتحديد الأطراف والبنود والمدة.
• «التحقق من وكالة»: للتأكد من حالة الوكالة وبنودها وأطرافها.
• «فسخ وكالة»: لفسخ الوكالة إلكترونياً من الموكل أو الوكيل.
• خدمات الإقرارات ضمن باقة الوكالات والإقرارات.
• خدمات مرتبطة بالتركات، كإصدار حصر الورثة وقسمة التركة الاتفاقية.

أما التصرفات العقارية فقد تُنجز إلكترونياً في الحالات التي تتيحها المنصة، مع مراعاة ما يقتضيه نظام التسجيل العيني للعقار في المناطق المشمولة به. وتأسيس الشركات وتعديل عقود تأسيسها يجري في الغالب عبر الخدمات الإلكترونية لوزارة التجارة؛ ويُرجع فيه إلى الإجراءات التي تحددها الوزارة لكل نوع من الشركات. وتتغير قائمة الخدمات بالتحديث المستمر، فالمرجع ما تعرضه المنصة وقت الطلب.

كيف توثق عقداً أو إقراراً؟ الخطوات العملية

تمر عملية توثيق عقد في الغالب بخمس مراحل، أهمها ما يسبق الطلب لا ما يليه:

• إعداد مسودة واضحة للعقد أو الإقرار، تحدد الأطراف والمحل والمبالغ والمواعيد والتزامات كل طرف.
• جمع هويات الأطراف، والمستندات المرتبطة بمحل التعامل كصك العقار أو السجل التجاري، وما يثبت صفة من يوقع عن منشأة.
• اختيار القناة المناسبة: خدمة إلكترونية في ناجز، أو موثق مرخص، أو كتابة العدل بحسب نوع المستند.
• تقديم الطلب ومراجعة النص قبل الاعتماد، ثم موافقة الأطراف وفق الآلية المتاحة.
• استلام المحرر الموثق برقمه، ومراجعة بياناته فور صدوره، وحفظ نسخة منه.

والخطأ الشائع أن يُعامل التوثيق كإجراء شكلي يُصحح بعده كل شيء. والحقيقة أن التوثيق يثبت ما اتفق عليه الأطراف كما هو، بما فيه من غموض أو نقص؛ لذلك تُراجع الصياغة قبل التوثيق، وتفيد في ذلك قائمة مراجعة العقود قبل التوقيع.

الوكالة الإلكترونية: ما الذي يجب معرفته؟

الوكالة أكثر المستندات توثيقاً، وتصدر اليوم إلكترونياً عبر ناجز في أغلب الحالات بعد الدخول بالنفاذ الوطني الموحد، وقد يلزم إكمال بعضها عبر كتابة العدل الافتراضية بحسب نوع الهوية أو حال الأطراف. والقاعدة العملية فيها: اختر أقل الصلاحيات التي تحقق الغرض، وحدد مدة مناسبة، واقرأ نص كل بند قبل اختياره، خاصة البنود ذات الأثر المالي كالاستلام والإبراء والبيع والإفراغ.

ومن المفيد معرفة أن إصدار الوكالة قد يتعذر في حالات معينة؛ فمن الإجراءات التي نصت عليها المادة السادسة والأربعون من نظام التنفيذ الحالي عند عدّ المدين مماطلاً إيقافُ إصدار صكوك التوكيل منه في الأموال وما يؤول إليها. وتجد الخطوات التفصيلية في دليل الوكالة الإلكترونية عبر ناجز.

ما القوة النظامية للمحرر الموثق؟

للمحرر الموثق وفق نظام التوثيق قوة الإثبات، ويُعد سنداً تنفيذياً؛ إذ نصت المادة الحادية والأربعون منه على أن الوثائق الصادرة وفق أحكامه لها قوة الإثبات وتُعد سنداً تنفيذياً. ويتسق ذلك مع نظام التنفيذ الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/53) وتاريخ 13/8/1433هـ، الذي عدّ في مادته التاسعة العقود والمحررات الموثقة من السندات التنفيذية، واشترط للتنفيذ الجبري أن يكون الحق محدد المقدار حال الأداء.

ومعنى ذلك عملياً أن العقد الموثق المتضمن التزاماً مالياً محدداً مستحقاً يمكن تقديمه مباشرة إلى محكمة التنفيذ عند عدم الوفاء، دون حاجة إلى دعوى موضوعية سابقة؛ اقرأ عن محكمة التنفيذ وطلب التنفيذ. وقد نص نظام التنفيذ الجديد، الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/237) وتاريخ 3/11/1447هـ، في مادته السابعة على العقود والإقرارات الموثقة وفقاً لنظام التوثيق ضمن السندات التنفيذية، لكنه لم يبدأ نفاذه وقت كتابة المقال، فالمطبق هو النظام الحالي حتى نفاذ الجديد.

أما في الإثبات، فالمحرر الرسمي حجة قوية لا يُدفع في الأصل إلا بالطعن بالتزوير وفق الأحكام التي نظمها نظام الإثبات.

متى لا يكفي التوثيق وحده؟

التوثيق يقوي العقد لكنه لا يغني عن سلامة مضمونه ولا عن الإجراءات التي تتطلبها أنظمة أخرى. ومن الحالات التي ينبغي الانتباه لها:

• الالتزامات غير المحددة المقدار أو المعلقة على شرط، فقد تحتاج إلى دعوى لإثبات استحقاقها قبل التنفيذ.
• البنود الغامضة أو المتعارضة، فالتوثيق يثبتها كما هي ولا يفسرها.
• التصرفات التي تتطلب تسجيلاً لدى جهة أخرى، كالتسجيل العقاري أو قيود السجل التجاري.
• الوكالات المنتهية أو المفسوخة، فيحسن التحقق من حالة الوكالة قبل أي تعامل بناءً عليها.

لذلك يكون السؤال الصحيح قبل التوثيق: هل يحقق هذا النص الغرض منه إذا وقع خلاف؟ لا مجرد: هل اكتملت إجراءات التوثيق؟ فالمحرر الموثق يختصر الطريق عند النزاع، لكن بشرط أن يكون مضمونه واضحاً ومكتملاً منذ البداية.

قائمة تحقق قبل توثيق العقد

• هل أسماء الأطراف وأرقام هوياتهم أو سجلاتهم مطابقة للمستندات الرسمية؟
• هل صفة من يوقع عن منشأة أو عن غيره ثابتة بمستند ساري؟
• هل المبالغ والمواعيد محددة بوضوح، وهل الالتزام المالي حال الأداء أو مؤجل لتاريخ معلوم؟
• هل حُدد مصير العقد عند الإخلال أو الإنهاء؟
• هل القناة المختارة، ناجز أو موثق مرخص أو كتابة العدل، مختصة بهذا النوع من المستندات؟
• هل راجعت النص النهائي قبل الاعتماد، وحفظت رقم المحرر بعد صدوره؟

ويمكن طلب استشارة لمراجعة صيغة العقد أو الوكالة قبل التوثيق ضمن خدمة التوثيق والوكالات.

أسئلة شائعة

ما الفرق بين كاتب العدل والموثق؟

كاتب العدل موظف حكومي في كتابة العدل التابعة لوزارة العدل، والموثق شخص مرخص من الوزارة يمارس أعمال التوثيق في حدود ترخيصه. وكلاهما يعمل وفق نظام التوثيق، وتصدر الوثائق منهما برقم يمكن التحقق منه.

هل يمكن توثيق عقد إلكترونياً دون حضور؟

كثير من خدمات التوثيق، وأبرزها الوكالات والإقرارات، متاحة إلكترونياً عبر ناجز بعد الدخول بالنفاذ الوطني الموحد. وقد يلزم في بعض الحالات استكمال الإجراء عبر كتابة العدل الافتراضية أو لدى موثق مرخص بحسب نوع المستند وحال الأطراف.

هل العقد الموثق سند تنفيذي؟

نعم، فنظام التوثيق يمنح الوثائق الصادرة وفقه قوة الإثبات ويعدها سنداً تنفيذياً، ونظام التنفيذ الحالي يعد العقود والمحررات الموثقة من السندات التنفيذية. ويُشترط للتنفيذ الجبري أن يكون الحق محدد المقدار حال الأداء.

كيف أتحقق من وكالة قُدمت إليّ؟

عبر خدمة «التحقق من وكالة» في وزارة العدل، بإدخال رقم الوكالة ورقم هوية أحد أطرافها ورمز التحقق، للاطلاع على حالتها وبنودها وأطرافها قبل إتمام أي تعامل.

هل يُغني توثيق العقد عن مراجعة صياغته؟

لا، فالتوثيق يثبت ما اتفق عليه الأطراف كما هو، بما فيه من غموض أو نقص، ولا يصحح البنود. لذلك تُراجع الصياغة قبل التوثيق لا بعده.

كم مدة صلاحية الوكالة الإلكترونية؟

يحددها الموكل عند الإصدار ضمن الخيارات المتاحة في الخدمة، ويحسن اختيار مدة تناسب الغرض بدلاً من مدة مفتوحة. ويمكن فسخ الوكالة إلكترونياً في أي وقت عند انتهاء الغرض منها.